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  • 来源:来就业人才网    添加时间:2011-9-13    浏览次数:1294 次
  • 人事档案管理制度

    一、人事档案保管制度
    □ 目 的
    第一,保守档案机密。现代企业竞争中,情报战是竞争的重要内容,而档案机密便是企
    业机密
    的一部分。对人事档案进行妥善保管,能有效地保守机密。
    第二,维护人事档案材料完整,防止材料损坏,这是档案保管的主要任务。
    第三,便于档案材料的使用。保管与利用是紧密相联的,科学有序的保管是高效利用档
    案材料
    的前提和保证。
    □ 人事档案保管制度的基本内容
    建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分:材
    料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。
    (1)材料归档制度。新形成的档案材料应及时归档,归档的大体程序是:首先对材料
    进行鉴别,看其是否符合归档的要求;其次,按照材料的属性、内容,确定其归档的具体
    位置;再次,在目录上补登材料名称及有关内容;最后,将新材料放入档案。
    (2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。
    检查的内容是多方面的,既包括对人事档案材料本身进行检查,如查看有无霉烂,虫蛀
    等,也包括对人事档案保管的环境进行检查,如查看库房门窗是否完好,有无其他存放错误
    等。
    检查核对一般要定期进行。但在下列情况下,也要进行检查核对:
    ——突发事件之后,如被盗、遗失或水灾火灾之后:
    ——对有些档案发生疑问之后,如不能确定某份材料是否丢失。
    ——发现某些损害之后,如发现材料变霉,发现了虫蛀等。
    (3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等
    原因
    引起的,转递的大致程序如下:
    ①取出应转走的档案;
    ②在档案底账上注销;
    ③填写《转递人事档案材料的通知单》;
    ④按发文要求包装、密封。
    在转递中应遵循保密原则,一般通过机要交通转递,不能交本人自带。另外,收档单位
    在收到档案,核对无误后,应在回执上签字盖章,及时退回。
    (4)保卫保密制度。具体要求如下:
    ①对于较大的企业,一般要设专人负责档案的保管,应齐备必要的存档设备。
    ②库房备有必要的防火、防潮器材。
    ③库房、档案柜保持清洁,不准存放无关物品。
    ④任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。
    ⑤无关人员不得进入库房。严禁吸烟。


    ⑥离开时关灯关窗,锁门。
    (5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项:
    ①人事档案的数量。
    ②人事档案材料收集补充情况。
    ③档案整理情况。
    ④档案保管情况。
    ⑤利用情况。
    ⑥库房设备情况。
    ⑦人事档案工作人员情况。

    二、人事档案利用制度
    □ 目 的
    第一,建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中,
    应遵循一定的程度和手续,这是保证档案管理秩序的重要手段。
    第二,建立人事档案利用制度也是为了给档案管理活动提供规章依据。工作人员必须按
    照这些制度行事,这是对工作人员的基本要求。
    □ 人事档案利用的方式
    人事档案的利用有多种方式:
    (1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事档案库房内或靠近库房的地方,
    以便调卷和管理。这种方式具有许多优点,如便于查阅指导,便于监督,利于防止泄密和丢
    失等。这是人事档案利用的主要方式。
    (2)借出使用。借出库房须满足一定的条件,比如:本机关领导需要查阅人事档案;
    公安、保卫部门因特殊需要必须借用人事档案等。借出的时间不宜过长,到期未还者应及时
    催还。
    (3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档
    案部门按有关文件规定写出的有关情况的证明材料,也可以是人事档案材料的复制件。要求
    出具材料的原因一般是入党、入团、提升、招工、出国等。
    3.人事档案利用的手续
    在通过以上方式利用人事档案时,必须符合一定的手续。这是维护人事档案完整安全的
    重要保证。
    (1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容:首先,由申请查阅者写出查档报告,在
    报告
    中写明查阅的对象,目的,理由,查阅人的概况等情况;其次,查阅单位(部门)盖章。负责
    人签字;最后,由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进行审核,若理由充分
    ,手续齐全,则给予批准。
    (2)外借手续。
    首先,借档单位(部门)写出借档报告,内容与查档报告相似。
    其次,借档单位(部门)盖章,负责人签字。
    再次,人事档案部门对其进行审核、批准。
    然后,进行借档登记。把借档的时间,材料名称、份数、理由等填清楚,并由借档人
    员签字。
    最后,归还时,及时在外借登记上注销。


    (3)出具证明材料的手续:单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时
    ,需履行以下
    手续:首先,由有关单位(部门)开具介绍信,说明要求出具证明材料的理由,并加盖公章
    ;其次,人事
    档案部门按照有关规定,结合利用者的要求,提供证明材料;最后,证明材料由人事档案部
    门有关领
    导审阅,加盖公章,然后登记、发出。


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